Invoicing (lập hóa đơn) là phần quan trọng nhất trong một giao dịch. Mọi ghi chép kế toán đều dựa trên các Invoice (hóa đơn) được tạo ra, dù là với Customer (khách hàng) hay Supplier (nhà cung cấp). Quy trình bắt đầu khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình hoặc khi nhà cung cấp gửi hóa đơn cho bạn, và kết thúc khi Payment (thanh toán) được thực hiện cho các hóa đơn đó.
Những thách thức trong việc lập hóa đơn
Khi doanh nghiệp phát triển, điều hợp lý là hệ thống quản lý hóa đơn cần phải mạnh mẽ và có khả năng mở rộng. Một số thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải bao gồm:
- Các quy trình thủ công dễ xảy ra lỗi, như nhập liệu
- Dữ liệu không nhất quán
- Trùng lặp dữ liệu
- Thiếu hoặc sai dữ liệu
- Giao dịch gian lận
- Vấn đề bảo mật
Một phần mềm lập hóa đơn chính xác và có khả năng cấu hình linh hoạt có thể giúp quản lý hiệu quả những thách thức này. Việc áp dụng phần mềm hóa đơn cũng giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra lỗi do con người. Và đó chính là lúc ERPNext phát huy vai trò của mình.
Nhận tư vấn về ERPNext Việt Nam bởi chuyên gia Tại Đây
ERPNext – Công cụ lập hóa đơn mã nguồn mở
Là một giải pháp hiện đại, thường được các doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn, ERPNext đang tạo nên làn sóng mạnh mẽ trong ngành như một phần mềm ERP thực dụng, hiệu quả, và xứng đáng với chi phí đầu tư. Với đặc điểm mã nguồn mở hoàn toàn, ERPNext không yêu cầu phí bản quyền.
Lập hóa đơn là trọng tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào, do đó cần được tính toán một cách chính xác. ERPNext cung cấp một giải pháp lập hóa đơn dựa trên nền tảng đám mây hiện đại, giúp bạn duy trì quy trình chuyên nghiệp và thực hiện mọi thao tác liên quan đến hóa đơn một cách dễ dàng. ERPNext đã chứng minh được năng lực của mình khi phục vụ hơn 5.000 doanh nghiệp, trở thành một phần mềm lập hóa đơn trực tuyến cực kỳ hữu ích.
5 Bước Lập Hóa Đơn trong ERPNext
Bước 1: Thiết lập Hàng tồn kho (Inventory)
Stock module của ERPNext cho phép bạn tích hợp quản lý hàng tồn kho và tự động ghi nhận các giao dịch vào Stock Ledger (Sổ cái Hàng tồn). Bạn cần đảm bảo rằng đã bật thiết lập Perpetual Inventory (Kiểm kê thường xuyên) trong phần Stock Settings.
Bước 2: Nhập dữ liệu Khách hàng
Bạn cần nhập dữ liệu Customer (Khách hàng) từ hệ thống cũ. Quá trình này có thể được thực hiện nhanh chóng với công cụ Data Import mạnh mẽ của ERPNext. Bạn cũng có thể lưu Contact (người liên hệ), Address (địa chỉ) tương ứng với khách hàng, cũng như thiết lập các thông tin mặc định trong Customer master.
Bước 3: Tạo Đơn bán hàng (Sales Order)
Sau khi bạn đã thiết lập hàng tồn kho và nhập dữ liệu khách hàng, bạn có thể bắt đầu các giao dịch bán hàng. ERPNext tuân theo quy trình bán hàng tiêu chuẩn như sau:
Quotation → Sales Order → Delivery Note → Sales Invoice → Payments
Quotation (Báo giá) là chi phí ước tính của sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp cho khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng. Trong quá trình bán hàng, khách hàng có thể yêu cầu một văn bản mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ kèm theo giá cả và các điều khoản giao dịch. Báo giá còn được gọi là Proposal, Estimate, Pro Forma Invoice, hoặc Quotation.
Sau khi khách hàng xác nhận báo giá, bạn có thể tạo Sales Order (Đơn bán hàng) từ báo giá đó. Đây là sự xác nhận đặt hàng từ phía khách hàng, thường là một hợp đồng có tính ràng buộc. Tất cả chi tiết từ báo giá sẽ được tự động chuyển sang Sales Order, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác hàng ngày.
Bước 4: Giao hàng
Bạn có thể theo dõi việc giao hàng của mình thông qua Delivery Note (Phiếu giao hàng) trong ERPNext. Phiếu này được tạo khi hàng hóa được xuất kho từ công ty đến khách hàng.
Một bản sao của Delivery Note thường được gửi kèm theo hàng hóa qua đơn vị vận chuyển. Phiếu này liệt kê các mặt hàng được giao và đồng thời cập nhật tồn kho. Delivery Note là một bước tùy chọn, vì bạn có thể tạo Sales Invoice trực tiếp từ Sales Order nếu muốn. Nếu cần ghi chú thêm về quá trình giao hàng, bạn có thể sử dụng Packing Slip.
Một lần nữa, bạn không cần nhập liệu thủ công, hệ thống sẽ tự động sao chép tất cả thông tin từ Sales Order sang Delivery Note.
Bước 5: Lập Hóa Đơn cho Khách hàng
Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng) là một giao dịch kế toán. Khi bạn submit (nộp) Sales Invoice, hệ thống sẽ cập nhật khoản phải thu và ghi nhận doanh thu vào Customer Account (tài khoản khách hàng). Sales Invoice chính là hóa đơn bạn gửi cho khách hàng để họ thực hiện thanh toán.
Bạn có thể chọn theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng hoặc tạo Sales Invoice trực tiếp. Kho hàng cũng có thể được cập nhật bằng cách bật tùy chọn “Update Stock” trong bảng Sales Invoice Item Table (bảng mục hàng hóa trên hóa đơn bán hàng).
Nếu quy trình chuẩn được tuân theo, hóa đơn (Sales Invoice) cũng được tạo ra tương tự như Phiếu Giao Hàng (Delivery Note). Bản xem trước in (print preview) của Sales Invoice sẽ được tạo ra dựa trên Delivery Note mà bạn đã tạo ở bước trước.
Khi bạn submit Sales Invoice, bút toán kế toán sau sẽ được ghi vào sổ sách:
Bạn có thể sử dụng Báo cáo Công nợ phải thu (Accounts Receivable Report) để xem tất cả khách hàng nợ tiền bạn.
Báo cáo Tổng hợp Công nợ phải thu (Accounts Receivable Summary Report) sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về từng khách nợ.
Về phần công nợ phải trả (Accounts Payable), tức là khoản nợ với nhà cung cấp (Vendors/Suppliers), quy trình sẽ liên quan đến nhà cung cấp và bạn sẽ thực hiện theo Quy trình Mua hàng (Purchase Cycle Flow), phần này sẽ được trình bày chi tiết trong các bài viết tiếp theo.
Nhận tư vấn về ERPNext Việt Nam bởi chuyên gia Tại Đây
Các tính năng khác:
- Trả hàng bán (Sales Returns): Hàng hóa đã bán bị trả lại được gọi là Sales Return. Việc khách hàng trả lại hàng hóa xảy ra khá phổ biến trong kinh doanh. Nguyên nhân có thể do lỗi chất lượng, không giao đúng hạn, hoặc bất kỳ lý do nào khác.
- Giấy ghi có (Credit Note): Là tài liệu do người bán gửi cho khách hàng, thông báo rằng đã ghi có vào tài khoản khách hàng đối với hàng hóa mà khách trả lại. Credit Note được phát hành với giá trị bằng hoặc nhỏ hơn tổng giá trị đơn hàng đã trả lại.
- Quy trình làm việc (Workflows): Việc kiểm soát quyền truy cập của người dùng trong hệ thống được quản lý qua vai trò người dùng và workflows. Bạn có thể thiết lập workflow phù hợp với quy trình kinh doanh để đảm bảo chỉ nhân viên được phép mới có thể phê duyệt các giao dịch kế toán.
- Định dạng In ấn tùy chỉnh (Configurable Print Formats): Cho phép bạn cá nhân hóa mẫu hóa đơn theo thương hiệu của mình. Cho dù bạn muốn phong cách sang trọng hay chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng tạo định dạng in bằng công cụ kéo thả Print Format Builder.
- Đối tác bán hàng (Sales Partner): Là cá nhân hoặc công ty hỗ trợ bạn trong việc kinh doanh. Sales Partner có thể được gọi với nhiều tên khác nhau trong ERPNext như: Channel Partner, Distributor, Dealer, Agent, Retailer, Implementation Partner, Reseller, v.v. Bạn có thể thiết lập tỷ lệ hoa hồng cho từng đối tác. Khi chọn Sales Partner trong các giao dịch, hoa hồng sẽ được tính trên Tổng giá trị ròng (Net Total) của Sales Order, Invoice hoặc Delivery Note.
- Phân tích bán hàng (Sales Analytics): Bạn có thể xem hiệu suất bán hàng của công ty và phân tích dữ liệu bán theo nhiều góc độ khác nhau. Với bộ lọc, bạn có thể thay đổi nội dung hiển thị một cách linh hoạt. Báo cáo Sales Analytics gồm ba khu vực chính: Thanh bộ lọc (Filter Toolbar Window), Khu vực biểu đồ (Graph Window) và Khu vực dữ liệu (Data Window).
